フリーランスをしていると、基本的に仕事に関わる費用はすべて自分で支払う必要が出てきます。しかし交通費を筆頭に諸経費は、経費計上することができるのでしょうか。フリーランスエンジニアにとって、お金の管理は生活を左右する大切な業務です。
フリーランスの経費率
フリーランス活動をしていると、宿泊費や交際費など様々な経費が掛かってきますが、なんでもかんでも経費にすると怪しまれてしまいます。フリーランスの経費率は、およそ50％が妥当といわれています。多い人では6割程度が経費とされています。正確な経費率が法律で決まっているわけではありませんが、この程度の割合が一番多いです。
交通費は経費にできる？
フリーランスは交通費を経費として計上できます。ただしその交通費が仕事と何のかかわりもないものだと難しいでしょう。フリーランスの交通費として計上できるための条件は「業務」に接点があるかどうかという点です。フリーランスの交通費の場合、全て自分で領収書やレシートなどを確保しておく必要があります。証拠がないと、証明するものがなくなってしまいます。交通費とはどんなものかというと、一般的には以下のものがあります。
・電車代金
・タクシー代金
・バス代金
・運行代行代金
・ガソリン代金
・フェリー代金
開業準備費
開業のためにかかった経費は、「開業準備費」として処理することができます。フリーランスになるために参加したセミナーの参加費用、打ち合わせ、ホームページのサーバー代金などは開業費用として計上することができます。開業準備費として処理できる期間については特に制限はありません。
減価償却資産
ほとんどの方が事業にパソコンを使用していると思います。事業で使用されるものは、開業準備費ではなく「減価償却資産」として処理されます。
交際費や宿泊費
交際費や宿泊費なども同様に経費計上できます。これも交通費の場合と同様で業務に関係するものである必要があります。業務内容によっては出張なども発生するでしょう。その際は経費扱いにできます。勿論証拠をちゃんとレシートなどで残しておく必要があります。
その他経費
エンジニアの場合、事務用品、光熱費、水道代、PC代や通信費、家で作業をしている場合は家賃なども経費として取り扱うことが可能です。さらに書籍などを購入していればそれも経費にできます。この場合も当然、仕事に関係しているかどうかが最大の焦点になります。
経費計上のメリットとデメリット
経費計上が多くなると、以下のようなメリットとデメリットが発生します。
収入が少なくなる
売上から差し引く経費が多いほど、課税所得額が安くなり、手取り収入が多くなります。課税所得額とは、売上から経費や各種控除を差し引いた金額で、課税所得額を、確定申告で申請することで、納税額が決定します。
経費割合が高い場合
経費の割合が高いと調査が入ることがあります。上記で説明したように経費率は高くてもせいぜい6割前後で抑えておくべきです。税務署の誤解を招くこともあるので、くれぐれも経費の不正利用は控えてください。最悪の場合は、ペナルティがあり得ます。
経費計上できないもの
注意なのは経費計上できないものがあるということです。当たり前ですが何でもすべて経費にできるわけではありません。
プライベート費用
プライベート費用は、経費計上できません。家族旅行や恋人との旅行などの費用は当たり前ですが経費にすることは不可能です。
健康診断料金
人間ドックなど、健康診断にかかったオプション費用は経費計上の対象になりません。これらの経費は社会保険料控除に該当するからです。
税金
所得税や住民税は、経費計上の対象になりません。
経費の判断基準
経費にできるかどうか、個人事業主が自分で判断しなければなりません。
事業で収益を上げるための費用
フリーランスの場合は自力で事業を営んでいます。事業で収益を上げるための費用であることを証明する必要があります。友だちと飲食をして楽しくおしゃべりをした飲食代などを、経費として計上することはできません。書籍などにしても、自分自身の趣味や勉強のために購入した場合は経費として認められません。
経費計上は１年ごと
経費を計上するタイミングは１年ごとになります。その年に発生した経費は、その年に帳簿づけして申告しなければなりません。一気にまとめて数年分を計上することができません。
税務署から指摘
確定申告と言うのは、申告をすれば終わりではないケースもあります。経費を計上する際、事業で収益を上げるために直接かかわる費用であることが前提ですが、税務署から調査が入る可能性もあります。確率的には少ないですが、システムエンジニアは狙われやすいと言われています。これは高収入だからです。事業にかかわる費用であることを常に証明できる資料を用意してください。
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